Premium

Gaat het wéér over voetbal in de werkapp

Gaat het wéér over voetbal in de werkapp

Ping! En ineens zit je met al je collega’s in een whatsappgroep. Hoe moet je daarmee omgaan? Mag je ook op zaterdag iets zeggen? En kun je er ook met goed fatsoen uitstappen als de voetbalopmerkingen, kattenplaatjes of verjaardagsfelicitaties je de neus uitkomen? De do’s en don’ts van de appgroep met je collega’s.

Ook appen met je collega’s is zakelijke communicatie, waarschuwt Lilian Woltering, die trainingen geeft in zakelijke etiquette.

„Berichten in de groep moeten relevant zijn voor álle ontvangers. Het is dus niet de plek om dertig foto’s te delen van je wintersportvakantie. Ook ’s nachts appen vind ik echt niet kunnen, net als een ellenlange één-op-ééndiscussie aangaan binnen de groep. En ik zou ook oppassen met al te veel emoji’s.”

Regie

Om ergernissen te voorkomen is het verstandig als een leidinggevende de regie neemt, zegt socialemedia-expert Corinne Keijzer. „Wat er wel en niet kan, verschilt heel erg per bedrijf en per groep. In een klein en hecht groepje is een persoonlijk bericht geen punt, maar met een groep van 24 is dat alweer heel anders.” Maak bij grotere groepen afspraken, liefst vooraf, over dat je alleen zakelijke berichten deelt en liefst niet buiten werkuren. Want veel mensen voelen druk door de appgroep, zeker als zij in hun vrije tijd ook nog berichten krijgen, zegt Keijzer. Zij hebben dan het gevoel dat ze altijd paraat moeten staan.

„Sowieso zou ik de groep op stil zetten, dat doe ik eigenlijk altijd met groepen. Als je wel iets met je collega’s wil delen buiten werktijd: zet er dan expliciet bij dat ze niet direct hoeven te reageren”, raadt de socialemedia-expert aan.

Kun je eigenlijk met goed fatsoen uit een appgroep stappen? Niet zonder aankondiging, zegt Woltering. „Het komt best hard aan als anderen ineens de mededeling zien dat je eruit bent gestapt.” Je exit aankondigen kun je ook persoonlijk doen, zegt Keijzer. „Leg bijvoorbeeld uit dat je veel spanning voelt door de groep en dat ze je op andere manieren kunnen bereiken.”

Eredivisie

En stel dat een deel van je collega’s het nou leuk vindt om elke week de Eredivisie te bespreken, terwijl jij voetbal haat? „Vraag hen dan vriendelijk een eigen appgroep daarvoor aan te maken. De groep met alle collega’s is daar niet voor bedoeld. Er zijn ook afdelingen die een aparte groep hebben voor grappen en grollen en een andere voor serieuze werkdingen. Dat kan ook heel goed werken”, tipt de omgangsvormen-expert Lilian Woltering.

Als managers een whatsappgroep aanmaken om vooral te kunnen zenden (over vergadertijden bijvoorbeeld), kunnen ze misschien beter een lijst gebruiken, zegt Keijzer. Daarmee stuur je het bericht wel in één keer naar een hele groep, maar komen antwoorden terug in een privébericht. Wel zo prettig voor de rest, die ook niet op vijftien keer ’oké, tot dan!’ zit te wachten.

Kort en nuttig

Whatsappen met collega’s is echt bedoeld voor korte, nuttige berichten, zegt Woltering. „Anders is een e-mail of een persoonlijk gesprek beter.” Keijzer heeft nog een handige tip. „Geef belangrijke berichten een ster, zodat je ze kunt terugvinden. Zeker in groepsapps moet je anders heel veel scrollen.”

Niet met je privé-mobiel in de app

Werknemers hebben er een hekel aan wanneer ze met hun privé-mobiel – soms ongevraagd – worden opgenomen in een groepsapp van het werk. Dat blijkt uit uw reacties op Facebook waar we u naar vroegen.

Anouska Smit vraagt zich af hoe onder de strenge wetgeving van de AVG iemands telefoonnummer zomaar toegevoegd kan worden in een appgroep. „Ik zie nummers van mensen die ik niet ken en mij nummer wordt ongevraagd zichtbaar voor anderen.” Hier ligt een taak van Whatsapp, vindt ze. Tonia Rood gaat nooit meer in een werkgroepsapp: „Ik heb het als belastend ervaren. Het is niet voor niets dat er zoveel burn outs zijn. We staan als het ware constant ’aan’.” Wendy Roelofs: „Waardeloos. Op iedere vrije dag verplicht met je werk bezig te zijn op je privé-mobiel. Bepaalde mensen die onzin blijven typen tot heel laat in de avond of nacht. Mijn werkgever is overgestapt op Hangout. Veel beter.” Ernestine Westerbeke: „Wij hebben het afgeschaft. Ook als je vrij bent was je met je werk bezig omdat via de app ook werd gevraagd wie er diensten kon oplossen bij ziekte. Ik kwam dan niet tot rust. Nu communiceren we via de Ons Nedap app. Daarvoor moet je echt eerst inloggen. Oftewel eerst een aantal drempels nemen.”

Social talk in de werkapp werkt soms wel, soms niet. Willy Keuning: „Wij hebben een app die wordt gebruikt voor nuttige werkinformatie, privé-zaken en grappige filmpjes. Niet altijd handig, het serieuze raakt zo vaak ondergesneeuwd.” Mieke van Hek: „Wij hadden een werkgroepsapp, maar daar werden veel andere dingen opgezet. Sommige collega’s hebben zich toen afgemeld.”

Imme Lautenbach Wassink: „Wij hebben een werkapp waar werkgerelateerde dingen in staan, maar soms ook wel iets persoonlijks, wat voor iedereen wel fijn is om te weten. Lijkt goed te werken.” Albert de Vries: „ Niet alleen werkgerelateerde zaken als ziek melden, bezetting maar ook sociale dingen zoals groepsuitjes of eten bestellen in de ploegendienst.”

In veel bedrijven hebben werknemers twee groepsapps gemaakt. Eentje voor werkgerelateerde zaken en eentje ’voor de leut’. En tot slot een tip die veel genoemd wordt: zet het geluid uit.

Meer nieuws uit Achtergrond

Ombudsman

Ombudsmannen Durk Geertsma & Ed Brouwer springen in de bres voor de consument.